TREBUIE. Într-o formă sau alta este senzația pe care o experimentăm în orice proiect de implementare. Cu toții concepem liste, trasăm direcții cu CE TREBUIE și NU TREBUIE făcut. O implementare ERP se desfașoară în “lumea lui Trebuie” o lume guvernată de responsabilitate, asumare, termene limită, bugete. În condițiile acestea pe parcursul unui proiect de implementare intervine oboseala și apoi, odată cu ea și demoralizarea.
Și toate astea doar pentru că uităm că proiectele de implementare pot avea și partea lor distractivă. La urma urmei, noi, implementatorii facem asta pentru că ne place. E adevărat că suntem o specie extrem de optimistă, dar dacă ne place, sigur e și pentru că poate fi distractiv.
La fel poate fi și pentru cei deciși să implementeze un ERP. În majoritatea cazurilor angajamentul implementării unui ERP poate fi extrem de disruptiv și consumator de timp pentru toți cei implicați - de la manageri până la persoanele care fac ca schimbarea să aibă loc în organizație.
Nu trebuie să fie atât de dramatic, chiar dacă deseori afirmăm că schimbarea e dureroasă. Se poate și trebuie să se permită echipei de implementare să se distreze puțin pe parcursul proiectului. Râsul și buna dispoziție sunt metode excelente în reducerea stresului și creșterea productivității.
Metodologia de implementare ar trebui să includă deci și activități și exerciții menite să stimuleze echipa de implementare. Introducerea elementelor distractive în cadrul proiectului de implementare este o metodă bună de creare a unui simț al posesiei printre angajați în timp ce se consolidează viziunea și obiectivele proiectului. Este de asemenea și o cale de a menține interesul în perioadele de demoralizare care vor apărea cu siguranță.
Activități prin care implementarea ERP-ului se poate transforma într-o schimbare mai puțin dureroasă pot fi:
- “Botezarea” Proiectului - La începutul proiectului de implementare, managementul și echipa de proiect pot organiza un concurs de numire a proiectului. Obiectivul este de a numi proiectul astfel încât să conțină esența acestuia. Este o ocazie perfectă pentru a comunica scopul, obiectivele proiectului și a genera în același timp angajamentul si conștientizarea angajaților. Este important să fie inclusă toată lumea, să se asigure o comunicare efectivă și să se sărbătorească atăt câștigatorii căt și participanții. Iar o recompensă este întotdeauna binevenită.
- Team Building - Presupune planificarea unei activități în cadrul sau în afara firmei pentru echipa de proiect. Activitatea se concentrează pe crearea de legături, viziuni și obiective comune. Obiectivul este să se construiască încredere și să se încurajeze discuțiile deschise.
- Sărbătorirea micilor victorii - Datorită faptului ca majoritatea implementărilor ERP durează, este important să fie sărbătorite micile victorii din cadrul procesului. Nu trebuie să fie o acțiune scumpă sau consumatoare de timp. Lucruri precum recunoștinta publică a echipei printr-un newsletter sau sesiuni de comunicări pot fi foarte eficiente. Se poate adăuga un element distractiv prin acordarea unor obiecte personalizate care au legătură cu proiectul.
- Recunoașterea contribuțiilor individuale - E nevoie de timp să identifici persoanele care sunt angajate activ în proiect prin contribuția la îmbunătățirea acestuia, încurajarea celorlalți și oferirea de idei inovative. Odată identificate pot fi invitate să își expună poziția în fața celorlalți.
- Antrenarea echipei de proiect - O modalitate grozavă în antrenarea echipei implicate în proiectul de implementare este să te asiguri că și-au înteles rolul. Asta se poate transforma într-un joc cu recunoașterea cuvintelor cheie sau fraze, încurajând participanții să devină atenți la elementele care îi vor ajuta să reușească. Și nu uitați de premii.
- Aprecierea echipei - Implementarea sistemului integrat de gestiune (ERP) este un angajament enorm, în special pentru cei care își dedică majoritatea timpului pentru succesul implementării pentru o perioadă lungă de timp - de cele mai multe ori, activitate adițională sarcinilor de zi cu zi. Există multe modalități de apreciere a echipei de implementare pentru eforturile depuse. Putem include aici activități exterioare menite să asigure închegarea echipei și de ce nu - evadarea din birouri.
Acestea sunt doar o mică serie de modalități menite să țină implementarea ERP-ului pe șine și să construiască angajamentul angajaților prin adăugarea elementului "distracție" pe parcurs.
Cred cu tărie că succesul implementării unui ERP este determinat în cele din urmă de oamenii implicați. Rareori ține strict de softul în sine. A te distra pe parcursul proiectului este o parte strategică a procesului de management al resurselor umane.
